So vielseitig die Aufgaben eines Vorstands sind, so flexibel können auch die Berechtigungen anhand von Rollen vergeben werden. Die Verwaltung von Projekten, Besetzung, Terminen sowie Kontakten oder Dokumenten kann individuell definiert und freigegeben werden.
Sobald eine Person aktiv einer solchen Rolle zugeteilt ist, kann sie aus ihrem eigenen musicmap-Account auf die für sie freigegebenen Informationen zugreifen und diese bearbeiten.